¿Qué es un formato de cotización?
Un formato de cotización es el documento con el que le dices a un cliente cuánto le costará un producto o servicio antes de que decida comprar. Ordena los conceptos, cantidades y precios, suma los impuestos y deja claras las condiciones: cuánto tiempo es válido el precio, cómo se paga y cuándo se entrega.
Una buena cotización no solo informa el precio: da confianza. Llega rápido, se ve profesional y no deja dudas. Por eso conviene usar siempre el mismo formato, con tu marca y con folio, para darle seguimiento.
Qué debe llevar una cotización
- Datos de tu negocio: nombre, logo y un medio de contacto.
- Datos del cliente: nombre de la persona o empresa a quien va dirigida.
- Folio y fecha: para identificarla y darle seguimiento.
- Vigencia: hasta cuándo respetas el precio (lo común es de 15 a 30 días).
- Conceptos: descripción clara de cada producto o servicio, con cantidad, unidad y precio unitario.
- Subtotal, IVA y total: separados, para que el cliente vea exactamente qué paga.
- Condiciones: forma de pago (por ejemplo, 50% de anticipo), tiempo de entrega, garantía y lo que no incluye.
Cómo hacer una cotización paso a paso
- Entiende lo que pide el cliente. Confirma cantidades, medidas y fechas antes de poner precios.
- Calcula tus costos y tu margen. Materiales, mano de obra, traslado y la ganancia que necesitas.
- Llena el formato. Un concepto por renglón, con descripciones que el cliente entienda sin explicarle.
- Revisa impuestos y condiciones. Que el IVA esté bien aplicado y que la vigencia y la forma de pago estén claras.
- Envíala en PDF y dale seguimiento. El PDF no se desacomoda. Si en 2 o 3 días no hay respuesta, escribe para resolver dudas.
Formato de cotización en Excel, Word o PDF: ¿cuál conviene?
| Formato | Ventaja | Desventaja |
|---|---|---|
| Excel | Calcula importes y totales solo con fórmulas. | Se desacomoda al imprimir o abrir en el celular. |
| Word | Cómodo para descripciones largas y condiciones. | Las cuentas se hacen a mano y es fácil equivocarse. |
| Se ve igual en cualquier dispositivo y no se edita por error. Es el ideal para enviar. | Necesitas generarlo desde otra herramienta, como este formato. |
Lo práctico: arma y calcula aquí (o en la plantilla de Excel) y envía siempre el PDF.
Cuando el formato ya no alcanza
Si tu equipo hace decenas de cotizaciones al mes, el problema ya no es el formato: es el tiempo que se va en armarlas y las que nadie sigue. Un cotizador automático toma tus precios y tus reglas, genera la cotización con tu marca en minutos desde el celular o WhatsApp, y manda recordatorios al cliente por ti.
Preguntas frecuentes
¿El formato de cotización es gratis?
Sí. Puedes armar tu cotización en línea sin costo. Para descargarla solo te pedimos tus datos de contacto una vez, y eliges un formato: PDF, Excel o Word.
¿Se guarda la información de mis cotizaciones?
Los conceptos y precios que escribes en el formato se quedan solo en tu navegador. Los datos de contacto de tu registro los guardamos para enviarte información y ayudarte, conforme a nuestro Aviso de Privacidad.
¿Puedo poner el logo de mi negocio?
En el formato en línea aparecen las iniciales de tu negocio como logo. Si necesitas tu logo, usa la plantilla de Excel o Word, donde puedes insertarlo.
¿Cómo calculo el IVA de una cotización?
Multiplica el subtotal por la tasa (en México, 16% en la mayoría de los casos) y súmalo al subtotal. Aquí se calcula solo; puedes cambiar la tasa o quitar el IVA.
¿Se puede automatizar la elaboración de cotizaciones?
Sí. Un cotizador automático toma tus precios y reglas, genera la cotización con tu marca desde el celular o WhatsApp y le da seguimiento al cliente sin que nadie se acuerde. Mira cómo funciona.